Considerando a necessidade de se criar um Catálogo Interno para o aproveitamento de bens de consumo e/ou permanentes, patrimoniados ou não, no âmbito do Instituto de Ciências Biomédicas (ICBIM), a Diretoria apresenta, por meio deste ofício, o fluxo processual padronizado para a doação e aquisição de itens dentro da Unidade.

Abaixo, segue o descritivo das etapas necessárias para a utilização do Catálogo Interno:

Para disponibilizar um item (Perfil: Cedente)

• Acesso ao formulário: A formalização do interesse em doar um bem deve ser realizada na aba "Serviços" > "Catálogo Interno do ICBIM" no site oficial da Unidade, ou diretamente pelo link do formulário de cadastro: https://forms.gle/wwCocdq6eyaN6GJeA.

• Anexo de imagens: É obrigatório o envio de fotografias do item a ser disponibilizado. Atenção: para que o upload das imagens possa ser enviado ao drive do sistema, é necessário realizar o login prévio com uma conta Google ao acessar o formulário.

Para adquirir um item (Perfil: Interessado)

• Consulta ao catálogo: A planilha com os bens e seus respectivos status de disponibilidade poderá ser consultada diretamente no site do ICBIM, na aba "Serviços" > "Catálogo Interno do ICBIM". Ressalta-se que essa planilha passa por atualizações periódicas.

• Contato direto: Havendo interesse em algum bem disponível, o interessado deverá entrar em contato diretamente com o cedente para a formalização do interesse em recebê-lo.

• Registro no STP (Apenas para Bens Patrimoniados): Após a confirmação da doação do item junto ao cedente, o interessado deve acessar o Sistema de Transferência Patrimonial (STP) e solicitar a transferência junto à Divisão de Patrimônio (DIPAT) da UFU. No mesmo sistema, o interessado deve acessar a aba "Termo de Responsabilidade (Interno)" e preencher o novo local do bem. O sistema gerará um documento; o interessado deverá salvar o termo, assiná-lo (digital ou manualmente) e enviá-lo, em anexo, para o e-mail icbim@ufu.br.

• Notificação à Diretoria: Para evitar divergências no catálogo, o interessado deve notificar a Diretoria pelo e-mail icbim@ufu.br solicitando que o item seja suprimido da vitrine. Esse aviso deve ser feito imediatamente após:

  • O acordo com o cedente (no caso de itens não patrimoniados); ou

  • A solicitação de transferência no STP (no caso de itens patrimoniados).

Prazos, Baixa Patrimonial e Recolhimento

• Prazo de vitrine: O item permanecerá disponível para doação pelo período de 30 dias. Em se tratando de bem patrimoniado, é expressamente vedada a solicitação de baixa patrimonial antes do esgotamento desse prazo.

• Baixa patrimonial: Esgotado o prazo de 30 dias sem manifestação de interessados, o cedente poderá tomar as medidas cabíveis para a baixa patrimonial e solicitar o devido recolhimento do bem.

• Aviso de recolhimento: No momento em que o bem for fisicamente recolhido do setor, a Diretoria deverá ser notificada via e-mail para que proceda com a atualização definitiva da planilha.

Transporte e Remanejamento

• Logística: Fica sob a inteira responsabilidade do interessado (quem irá receber o bem) realizar as tratativas junto ao cedente e acionar os setores competentes da UFU para eventuais medidas que se façam necessárias quanto ao transporte e ao remanejamento físico do item.

Consulta na Base de Conhecimento (SEI) Informa-se, ainda, que o detalhamento de todo este fluxo processual estará disponível para consulta a qualquer momento na Base de Conhecimento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Para acessá-lo no sistema, basta realizar a busca utilizando as seguintes palavras-chave: Fluxo de Doação e Aquisição de Itens (ICBIM).